Faire que le document papier soit numérisé, classé et stocké, utiliser Internet et son immense potentiel pour être plus productifs et plus compétitifs : voilà en quelques mots l’idée de la transformation digitale ou transition numérique pour les entreprises. Pourtant, même si les enjeux semblent souvent compris, il en va autrement de la concrétisation de telles actions.
La transformation digitale, cela veut dire quoi ?
Notamment au niveau des PME françaises, la transition numérique peine à être mise en place. Pourtant, les chefs d’entreprise savent qu’avec des milliards d’internautes, il serait facile pour eux de vendre plus de produits, de prestations, s’ils avaient un site internet vitrine ou encore mieux marchand et qu’ils utilisaient les réseaux sociaux pour communiquer.
Pourtant, entre savoir et pouvoir, il y a une nette différence et accaparés par leur cœur de métier, peu d’entrepreneurs ont le temps de se pencher sur la question.
Se défaire du papier, petit à petit est une idée formidable qui permet d’alléger considérablement les frais de fonctionnement. Pour autant, les papiers qui existent encore au sein des structures comme les archives ne sont pas à supprimer.
Certaines d’entre elles ont une durée légale importante, d’autres mêmes doivent être conservées à vie. Il faut en fonction de cela, régulièrement, procéder à un tri, jeter les documents qui peuvent l’être et classer les autres. Ce sont ces documents que l’on peut avoir à présenter à son expert-comptable, à un client mécontent et un à un juge. Comment arriver à digitaliser l’ensemble de ces documents et trouver une politique de classement cohérente que tous les salariés vont pouvoir adopter ?
Transformation digitale : comment procéder ?
Faute de pouvoir embaucher une personne pour effectuer ce travail parfois titanesque en fonction du nombre d’années d’existence de la structure, pourquoi ne pas externaliser et ne payer que la prestation ? Des entreprises se spécialisent dans l’aide à la transition numérique et proposent des prestations ou des packs vraiment intéressants.
Elles peuvent se charger de numériser l’ensemble des archives, après en avoir fait le tri, pour ne conserver que celles à valeur probatoire. Le chef d’entreprise choisit la politique d’archivage qui va être mise en place. Il faut dans ce cadre trouver un espace de stockage, de type cloud qui soit en adéquation avec les besoins actuels de la structure, tout en anticipant sur un possible développement de l’activité. C’est un des enjeux de la transition numérique : en devenant plus productive, l’entreprise voit son chiffre d’affaire augmenter. Argent qui peut être redistribué en interne pour acheter plus de machines, avoir un stock plus important etc…
Une formation peut être prodiguée à l’ensemble des salariés pour expliquer les enjeux et la manière de procéder pour que la digitalisation devienne un réflexe de fonctionnement, avec tous les documents entrants et sortants.
Aucune entreprise sans doute ne refuserait quelques mètres carrés supplémentaires. Or, quand on possède des archives papier, cela prend de la place.
Pourquoi ne pas les confier à cette entreprise pour qu’elle les conserve dans des locaux dédiés. Toujours accessibles, sur simple demande, les archives ne prennent plus de place. Ces mètres carrés peuvent être utilisés autrement.
